Dalam bisnis impor dari China, pembelian barang bukan sekadar mencari supplier lalu melakukan order. Semakin besar bisnis berkembang, semakin banyak keputusan yang harus dibuat sebelum melakukan pembelian. Berapa jumlah yang harus dipesan? Kapan harus melakukan order? Supplier mana yang digunakan? Apakah perlu membeli dalam jumlah besar? Bagaimana menghindari stok berlebihan? Tanpa sistem yang jelas, keputusan pembelian sering kali hanya berdasarkan perkiraan atau feeling.
Pada awal bisnis, cara tersebut mungkin masih bisa dilakukan. Namun ketika volume penjualan mulai meningkat, kesalahan kecil dalam pembelian dapat membuat modal tertahan, stok menumpuk, atau bahkan menyebabkan kehabisan barang. Karena itu, bisnis impor membutuhkan sistem pembelian yang dapat membantu menentukan apa yang harus dibeli, kapan harus dibeli, dan berapa jumlah yang harus dibeli.
Pembelian Bukan Sekadar Mencari Harga Termurah
Harga supplier memang penting. Namun, supplier dengan harga paling murah belum tentu menghasilkan biaya pembelian paling efisien.
Misalnya: Supplier A menawarkan harga Rp15.000 per unit. Supplier B menawarkan Rp17.000 per unit. Sekilas Supplier A terlihat lebih menarik. Namun ternyata Supplier A memiliki MOQ 2.000 pcs dan membutuhkan waktu produksi 20 hari. Sementara Supplier B memiliki MOQ 300 pcs dengan waktu produksi 7 hari. Jika kebutuhan bisnis Anda hanya 500 pcs, Supplier B bisa saja menjadi pilihan yang lebih sesuai meskipun harga per unitnya lebih tinggi. Artinya, efisiensi pembelian tidak hanya ditentukan oleh harga satu unit, tetapi oleh keseluruhan sistem.
Tentukan Kebutuhan Sebelum Menghubungi Supplier
Sebelum melakukan pembelian, tentukan terlebih dahulu kebutuhan bisnis.
Beberapa data yang perlu diketahui:
- Penjualan rata-rata per bulan
- Stok yang tersedia
- Stok minimum
- Lead time supplier
- Lead time pengiriman
- MOQ supplier
- Budget pembelian
- Target penjualan
Dengan data tersebut, keputusan pembelian menjadi lebih terukur. Misalnya rata-rata penjualan mencapai 300 pcs per bulan dan waktu pengadaan hingga barang tiba membutuhkan sekitar satu bulan. Anda tidak bisa menunggu stok benar-benar habis sebelum melakukan order. Perencanaan harus dilakukan sebelum mencapai kondisi tersebut.
Bedakan Produk Cepat dan Lambat Terjual
Tidak semua produk perlu dibeli dengan pola yang sama. Produk yang cepat terjual membutuhkan perhatian lebih besar dibandingkan produk yang perputarannya lambat.
Misalnya: Produk A: 500 pcs terjual per bulan. Produk B: 100 pcs terjual per bulan. Produk C: 30 pcs terjual per bulan. Jika ketiga produk tersebut dibeli dengan jumlah yang sama, kemungkinan akan terjadi ketidakseimbangan stok. Produk A mungkin cepat habis. Sementara Produk C justru menumpuk. Karena itu, sistem pembelian sebaiknya mempertimbangkan kecepatan perputaran masing-masing produk.
Gunakan Data Penjualan sebagai Dasar
Data penjualan merupakan salah satu sumber informasi terbaik untuk menentukan pembelian.
Catat : Penjualan harian, Penjualan mingguan, Penjualan bulanan, Produk paling laku, Produk paling lambat, Varian paling laku, Periode penjualan tertinggi, Periode penjualan terendah.
Dengan data tersebut, Anda dapat melihat pola permintaan. Misalnya selama tiga bulan terakhir produk rata-rata terjual 300 pcs per bulan. Angka tersebut bisa menjadi salah satu dasar untuk membuat perencanaan pembelian berikutnya.
Tentukan Batas Minimum Stok
Salah satu bagian penting dalam sistem pembelian adalah menentukan stok minimum.
Stok minimum merupakan batas ketika Anda harus mulai memperhatikan kebutuhan order berikutnya.
Misalnya rata-rata penjualan Anda 10 pcs per hari.
Jika membutuhkan waktu 20 hari sampai barang berikutnya tersedia, kebutuhan selama periode tersebut sekitar:
10 × 20 = 200 pcs.
Artinya, Anda tidak sebaiknya menunggu sampai stok tinggal 20 atau 30 pcs baru melakukan pembelian.
Perhitungan sebenarnya masih dapat ditambah dengan safety stock sesuai tingkat risiko bisnis.
Tentukan Waktu Pembelian
Setelah mengetahui kebutuhan stok, tentukan kapan pembelian harus dilakukan.
Jangan menggunakan pendekatan:
“Kalau barang hampir habis, baru order.”
Pendekatan tersebut berisiko menyebabkan stockout.
Lebih baik memiliki aturan yang jelas. Misalnya: Jika stok mencapai jumlah tertentu, proses pembelian langsung dimulai. Dengan begitu, pembelian menjadi bagian dari sistem, bukan keputusan mendadak.
Buat Supplier Utama dan Cadangan
Sistem pembelian juga harus mempertimbangkan supplier. Idealnya, jangan sepenuhnya bergantung pada satu supplier.
Anda bisa memiliki:
Supplier utama
Sudah diverifikasi dan dapat digunakan ketika supplier utama bermasalah. Digunakan untuk sebagian besar pembelian.
Supplier cadangan
Dengan sistem ini, jika supplier utama mengalami kehabisan stok atau masalah produksi, Anda sudah memiliki alternatif.
Hal ini menjadi semakin penting ketika produk sudah memiliki volume penjualan tinggi.
Buat Standar Pemilihan Supplier
Jangan memilih supplier hanya karena menawarkan harga paling murah. Buat beberapa kriteria.
Misalnya: Harga, MOQ, Kualitas, Lead time, Kapasitas, Komunikasi, Packaging, Konsistensi produk.
Kemudian berikan penilaian untuk masing-masing supplier. Cara tersebut membantu Anda membandingkan supplier secara lebih objektif.
Pisahkan Produk Berdasarkan Prioritas
Ketika jumlah produk semakin banyak, Anda tidak bisa memperlakukan semua produk dengan cara yang sama.
Anda bisa membuat kategori sederhana.
Produk Prioritas Tinggi
Produk yang cepat terjual dan memberikan kontribusi besar terhadap omzet.
Produk seperti ini harus mendapatkan perhatian utama dalam perencanaan stok.
Produk Prioritas Menengah
Produk yang penjualannya cukup stabil tetapi tidak terlalu cepat.
Produk Prioritas Rendah
Produk yang penjualannya lambat atau kontribusinya kecil.
Dengan pembagian ini, modal dapat dialokasikan berdasarkan kebutuhan yang lebih jelas.
Jangan Menghabiskan Budget Sekaligus
Misalnya Anda memiliki budget pembelian Rp50 juta. Bukan berarti seluruhnya harus digunakan dalam satu kali order.
Anda tetap membutuhkan ruang untuk:
- Repeat order
- Produk baru
- Kondisi darurat
- Perubahan permintaan
- Biaya logistik
- Kebutuhan operasional
Menyimpan sebagian budget sebagai fleksibilitas dapat membantu bisnis merespons perubahan pasar.
Pertimbangkan MOQ Supplier
MOQ dapat memengaruhi sistem pembelian secara signifikan. Misalnya kebutuhan Anda hanya 300 pcs. Namun supplier menetapkan MOQ 1.000 pcs. Jika produk belum terbukti memiliki permintaan yang kuat, mengambil 1.000 pcs bisa meningkatkan risiko stok.
Beberapa pilihan yang dapat dilakukan:
- Negosiasi MOQ
- Mencari supplier lain
- Menggabungkan kebutuhan beberapa periode
- Mengurangi jumlah varian
- Melakukan trial order
Jangan membiarkan MOQ supplier menentukan seluruh strategi stok Anda.
Konsolidasi Jika Membeli dari Banyak Supplier
Jika Anda membeli beberapa produk dari supplier berbeda, proses pengiriman juga perlu diperhatikan. Barang dari beberapa supplier dapat dikirim terlebih dahulu ke gudang konsolidasi sebelum diteruskan ke Indonesia. Hal ini dapat membuat proses pengiriman lebih terorganisir. WX Cargo menyediakan gudang konsolidasi di China serta layanan seperti repacking, air cargo, sea cargo, dan door to door untuk pengiriman ke Indonesia. Dengan sistem pembelian dari beberapasupplier, konsolidasi dapat menjadi bagian dari perencanaan logistik.
Evaluasi Setelah Barang Datang
Sistem pembelian tidak berhenti ketika barang sampai.
Setelah menerima barang, lakukan evaluasi.
Tanyakan:
- Apakah jumlah sesuai?
- Apakah kualitas sesuai sample?
- Apakah ada barang rusak?
- Apakah supplier mengirim tepat waktu?
- Apakah HPP sesuai perkiraan?
- Apakah margin sesuai target?
Data tersebut dapat digunakan untuk mengevaluasi supplier dan memperbaiki pembelian berikutnya.
Evaluasi Supplier Secara Berkala
Supplier yang bagus hari ini belum tentu selalu menjadi pilihan terbaik selamanya.
Harga bisa berubah.
MOQ bisa berubah.
Kualitas bisa berubah.
Kapasitas produksi juga bisa berubah.
Karena itu, lakukan evaluasi secara berkala. Jika performa supplier mulai menurun, Anda sudah memiliki data untuk menentukan apakah perlu melakukan negosiasi atau mencari alternatif.
Gunakan Sistem Test, Measure, Improve
Sistem pembelian tidak harus langsung sempurna.
Gunakan pendekatan:
Test
Terapkan sistem pembelian dalam skala tertentu.
Measure
Ukur hasilnya berdasarkan stok, penjualan, biaya, dan margin.
Improve
Perbaiki jumlah order, supplier, timing, dan alokasi budget berdasarkan data.
Dengan cara ini, sistem pembelian akan semakin akurat seiring bertambahnya pengalaman dan data bisnis.
Contoh Sistem Pembelian Sederhana
Misalnya Anda memiliki produk dengan kondisi:
Penjualan rata-rata: 300 pcs/bulan.
Lead time total: 30 hari.
Safety stock: 100 pcs.
Stok saat ini: 350 pcs.
Jika kebutuhan selama lead time sekitar 300 pcs, maka stok Anda sebenarnya sudah mendekati batas yang perlu diperhatikan.
Dengan sistem yang sudah dibuat sebelumnya, Anda bisa menentukan kapan harus melakukan order tanpa menunggu barang benar-benar habis.
Jumlah order berikutnya kemudian dapat disesuaikan dengan:
- Perkiraan penjualan
- Stok saat ini
- Safety stock
- MOQ
- Budget
- Kondisi supplier
Ini jauh lebih terukur daripada sekadar mengatakan:
“Kayaknya stok tinggal sedikit, order lagi deh.”
Kesimpulan
Sistem pembelian yang efisien bukan berarti selalu membeli dengan harga paling murah atau dalam jumlah paling besar.
Efisiensi berarti mampu menentukan jumlah, waktu, supplier, dan budget pembelian berdasarkan kebutuhan bisnis.
Mulailah dengan mencatat penjualan, mengelompokkan produk berdasarkan perputarannya, menentukan batas minimum stok, serta membuat supplier utama dan supplier cadangan.
Kemudian evaluasi hasil setiap pembelian.
Semakin banyak data yang dikumpulkan, semakin mudah Anda memprediksi kebutuhan barang dan mengurangi keputusan berdasarkan feeling.
Dalam bisnis impor dari China, pembelian yang terencana juga perlu didukung oleh sistem logistik yang baik. Penggunaan gudang konsolidasi, repacking, air cargo, sea cargo, maupun door to door dapat disesuaikan dengan karakteristik barang dan kebutuhan bisnis.
Pada akhirnya, sistem pembelian yang baik bukan tentang membeli lebih banyak, tetapi membeli pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dari supplier yang tepat.
