Dalam bisnis impor, menjaga stok tetap tersedia merupakan salah satu bagian penting yang sering kali membutuhkan perhitungan. Terlambat melakukan pemesanan ulang bisa membuat produk kosong ketika permintaan sedang tinggi. Sebaliknya, melakukan pemesanan terlalu cepat atau terlalu banyak dapat membuat modal tertahan dalam bentuk stok.
Kondisi tersebut cukup umum terjadi pada bisnis yang mendatangkan produk dari China. Jarak antara supplier dan pasar Indonesia membuat proses pengadaan membutuhkan waktu. Barang tidak bisa langsung tersedia hanya karena importir sudah melakukan pembayaran kepada supplier.
Ada proses produksi atau persiapan barang, pengiriman ke gudang, proses pengiriman internasional, clearance, hingga barang akhirnya sampai dan siap dijual.
Karena itu, importir perlu mengetahui kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah reorder point.
Apa Itu Reorder Point?
Reorder point adalah titik persediaan yang digunakan sebagai tanda bahwa bisnis sudah perlu melakukan pemesanan ulang.
Sederhananya, reorder point menjawab pertanyaan:
“Ketika stok tinggal berapa, saya harus mulai order lagi?”
Misalnya sebuah produk rata-rata terjual 10 unit per hari. Sementara waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan stok berikutnya adalah sekitar 20 hari.
Kalau importir baru melakukan order ketika stok tinggal 50 unit, stok tersebut kemungkinan akan habis sebelum barang berikutnya tiba.
Dengan reorder point, pemesanan dapat dilakukan lebih awal sehingga masih ada stok yang tersedia selama proses pengadaan berlangsung.
Metode ini dapat digunakan oleh berbagai jenis bisnis, mulai dari UMKM, reseller, online seller, hingga importir yang sudah memiliki banyak SKU.
Mengapa Reorder Point Penting dalam Bisnis Impor?
Dalam pembelian lokal, restock terkadang dapat dilakukan dengan cepat. Importir yang mengambil barang dari China memiliki siklus pengadaan yang lebih panjang sehingga keputusan restock perlu direncanakan.
Ada beberapa risiko ketika pemesanan ulang dilakukan terlambat.
Pertama, bisnis dapat mengalami stockout atau kehabisan stok. Ketika produk kosong, pelanggan yang sebelumnya ingin membeli dapat beralih ke toko lain.
Kedua, momentum penjualan bisa hilang. Hal ini terutama berlaku untuk produk yang sedang viral, mengikuti tren, atau mengalami peningkatan permintaan pada periode tertentu.
Ketiga, proses pengadaan berikutnya mungkin membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan.
Sebaliknya, jika importir terlalu cepat melakukan restock, stok bisa menumpuk dan modal menjadi terlalu lama berada dalam persediaan.
Reorder point membantu mencari titik yang lebih seimbang antara kedua kondisi tersebut.
Rumus Reorder Point
Secara sederhana, reorder point dapat dihitung dengan rumus:
Reorder Point = Rata-rata Penjualan Harian × Lead Time + Safety Stock
Terdapat tiga komponen utama dalam perhitungan tersebut, yaitu rata-rata penjualan harian, lead time, dan safety stock.
Masing-masing perlu dihitung berdasarkan kondisi bisnis yang sebenarnya.
1. Rata-rata Penjualan Harian
Rata-rata penjualan harian menunjukkan seberapa cepat sebuah produk terjual.
Misalnya dalam 30 hari sebuah produk terjual sebanyak 300 unit.
Maka:
300 ÷ 30 = 10 unit per hari
Artinya, rata-rata produk tersebut terjual 10 unit setiap hari.
Data penjualan sebaiknya diambil dari periode yang cukup representatif. Jika menggunakan data ketika sedang ada promo besar saja, hasil perhitungannya bisa terlalu tinggi.
Sebaliknya, jika menggunakan periode ketika penjualan sedang sangat rendah, kebutuhan stok juga bisa terlihat lebih kecil dari kondisi sebenarnya.
2. Lead Time
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak melakukan pemesanan sampai stok berikutnya tersedia.
Dalam bisnis impor dari China, lead time dapat mencakup beberapa tahapan.
Contohnya:
Supplier menerima pesanan → proses produksi → barang dikirim ke gudang → konsolidasi → pengiriman ke Indonesia → proses clearance → pengiriman domestik → barang diterima.
Karena itu, importir perlu memahami keseluruhan waktu pengadaan, bukan hanya waktu perjalanan barang dari China ke Indonesia.
Jika biasanya proses pengadaan membutuhkan waktu 20 hari, angka tersebut dapat digunakan sebagai salah satu dasar dalam perhitungan reorder point.
3. Safety Stock
Safety stock merupakan persediaan tambahan yang disiapkan sebagai cadangan.
Cadangan ini berguna untuk menghadapi kondisi yang tidak sesuai dengan perkiraan, seperti penjualan meningkat atau pengiriman mengalami keterlambatan.
Misalnya rata-rata penjualan adalah 10 unit per hari dan lead time 20 hari.
Kebutuhan selama lead time:
10 × 20 = 200 unit
Kemudian importir menetapkan safety stock sebanyak 50 unit.
Maka reorder point:
200 + 50 = 250 unit
Artinya, ketika stok turun hingga sekitar 250 unit, importir sudah sebaiknya melakukan pemesanan ulang.
Contoh Reorder Point untuk Produk Impor dari China
Misalnya seorang importir menjual produk rumah tangga yang didatangkan dari China.
Data penjualan menunjukkan rata-rata produk terjual 15 unit per hari.
Berdasarkan beberapa pengiriman sebelumnya, waktu pengadaan rata-rata adalah 18 hari.
Importir kemudian menentukan safety stock sebanyak 60 unit.
Perhitungannya:
15 × 18 = 270 unit
Kemudian:
270 + 60 = 330 unit
Jadi reorder point produk tersebut adalah sekitar 330 unit.
Ketika stok mulai mendekati angka tersebut, importir dapat mulai memproses order berikutnya.
Perlu diperhatikan bahwa angka tersebut bukan berarti importir harus membeli 330 unit setiap kali restock.
Reorder point menentukan kapan harus melakukan pemesanan, bukan berapa banyak barang yang harus dibeli.
Reorder Point Berbeda dengan Jumlah Order
Ini merupakan bagian yang cukup penting.
Reorder point dan jumlah pembelian merupakan dua hal yang berbeda.
Contohnya:
Reorder point: 330 unit
Jumlah order: 500 unit
Ketika stok turun menjadi 330 unit, importir melakukan pemesanan ulang sebanyak 500 unit. Jumlah order dapat dipengaruhi oleh MOQ supplier, kemampuan modal, proyeksi penjualan, kapasitas gudang, dan strategi bisnis. Jadi, jangan menganggap angka reorder point sebagai jumlah barang yang harus dibeli.
Bagaimana Jika Penjualan Produk Tidak Stabil?
Tidak semua produk memiliki penjualan yang konsisten. Sebuah produk bisa terjual 10 unit hari ini, 20 unit besok, kemudian hanya 5 unit beberapa hari berikutnya. Dalam kondisi seperti ini, importir perlu melihat pola penjualan secara lebih luas. Produk yang sedang mengalami peningkatan permintaan mungkin membutuhkan reorder point yang lebih tinggi. Hal yang sama berlaku untuk produk musiman. Misalnya sebuah produk biasanya memiliki penjualan normal, tetapi permintaannya meningkat menjelang periode tertentu. Menggunakan rata-rata penjualan pada bulan biasa bisa membuat perhitungan stok menjadi kurang sesuai. Karena itu, data historis dan tren penjualan sebaiknya ikut dipertimbangkan.
Bagaimana Jika Pengiriman dari China Mengalami Keterlambatan?
Ini merupakan salah satu alasan mengapa safety stock penting dalam bisnis impor. Misalnya berdasarkan perhitungan normal, barang membutuhkan waktu 20 hari untuk tersedia. Namun pada beberapa pengiriman sebelumnya, proses tersebut terkadang membutuhkan 23–25 hari. Jika importirhanya menggunakan angka 20 hari tanpa cadangan, ada risiko stok habis ketika pengadaan membutuhkan waktu lebih lama. Dalam kondisi seperti ini, safety stock dapat berfungsi sebagai buffer. Importir juga sebaiknya mencatat lead time dari setiap pengiriman. Semakin banyak data yang dimiliki, semakin mudah untuk melihat pola dan membuat perhitungan yang lebih realistis.
Jangan Menunggu Stok Hampir Habis
Kesalahan yang sering dilakukan importir adalah melakukan restock ketika barang sudah hampir habis. Misalnya stok tersisa 50 unit dan rata-rata penjualan mencapai 10 unit per hari. Artinya stok hanya cukup sekitar lima hari. Jika proses pengadaan membutuhkan waktu 20 hari, terdapat selisih waktu yang cukup besar. Selama 15 hari tersebut, bisnis berpotensi mengalami kehabisan stok. Masalah seperti ini sebenarnya dapat dicegah jika importir sudah menentukan reorder point sejak awal. Dengan adanya batas yang jelas, keputusan restock tidak perlu menunggu sampai stok benar-benar kritis.
Bagaimana WX Cargo Membantu Proses Pengiriman Barang dari China?
Menentukan reorder point bukan hanya soal mengetahui kapan harus membeli kembali produk. Importir juga perlu memperhitungkan waktu yang dibutuhkan agar barang tersebut benar-benar sampai dan siap dijual.
Dalam proses impor dari China ke Indonesia, WX Cargo menyediakan layanan pengiriman yang dapat membantu importir mengatur proses logistik barang dari China hingga Indonesia.
Dengan adanya proses seperti pengiriman cargo, konsolidasi barang, dan proses clearance, importir dapat lebih mudah memperhitungkan bagian logistik dalam siklus pengadaan.
Hal ini penting karena semakin jelas estimasi waktu pengadaan, semakin mudah pula importir menentukan kapan harus melakukan reorder.
Bagi bisnis yang memiliki produk dengan penjualan cepat, pengelolaan waktu pengiriman menjadi bagian penting dari perencanaan stok.
Cara Membuat Reorder Point untuk Banyak Produk
Jika bisnis hanya memiliki satu atau dua produk, perhitungan reorder point relatif sederhana.
Namun, ketika jumlah SKU bertambah, setiap produk sebaiknya memiliki perhitungannya sendiri.
Misalnya sebuah toko memiliki 20 produk.
Produk A mungkin terjual 20 unit per hari, sedangkan produk B hanya terjual 3 unit per hari.
Keduanya tentu tidak ideal jika menggunakan reorder point yang sama.
Importir dapat membuat tabel sederhana yang berisi:
- Nama produk
- Rata-rata penjualan harian
- Lead time
- Safety stock
- Reorder point
- Stok saat ini
- MOQ supplier
- Jumlah order berikutnya
Dengan data tersebut, importir dapat melihat produk mana yang sudah mendekati titik restock.
Cara ini juga membantu mengurangi keputusan berdasarkan perkiraan semata.
Kapan Reorder Point Perlu Diubah?
Reorder point bukan angka yang harus digunakan selamanya. Perhitungannya perlu diperbarui ketika kondisi bisnis berubah. Misalnya penjualan produk meningkat karena mendapatkan channel penjualan baru. Sebelumnya produk hanya terjual 10 unit per hari. Setelah masuk marketplace atau channel baru, penjualan meningkat menjadi 15 unit per hari. Dalam kondisi tersebut, reorder point sebelumnya kemungkinan sudah tidak cukup. Hal yang sama berlaku ketika supplier berubah atau lead time pengiriman menjadi lebih panjang. Karena itu, importir sebaiknya melakukan evaluasi secara berkala berdasarkan data penjualan dan pengadaan terbaru.
Kesimpulan
Reorder point merupakan salah satu cara sederhana untuk membantu importir menentukan kapan harus melakukan pemesanan ulang. Perhitungannya dapat menggunakan tiga komponen utama, yaitu rata-rata penjualan harian, lead time, dan safety stock. Dengan memahami ketiga komponen tersebut, importir dapat memperkirakan kapan stok mulai perlu ditambah sebelum produk benar-benar habis.
Dalam bisnis impor dari China, reorder point menjadi semakin penting karena proses pengadaan membutuhkan waktu dan melalui beberapa tahapan sebelum barang akhirnya tersedia di Indonesia.
Namun, reorder point bukan berarti menentukan jumlah barang yang harus dibeli. Angka tersebut hanya menjadi batas kapan pemesanan ulang sebaiknya dilakukan. Jumlah pembelian tetap perlu disesuaikan dengan MOQ supplier, kemampuan modal, kapasitas penyimpanan, dan proyeksi penjualan.
Dengan menggabungkan data penjualan, lead time pengiriman, dan safety stock, pengelolaan stok dapat dilakukan dengan lebih terukur.
Pada akhirnya, tujuan dari reorder point bukan membuat gudang selalu penuh, tetapi memastikan produk tetap tersedia ketika dibutuhkan pasar tanpa membuat terlalu banyak modal tertahan dalam persediaan.
