Dalam bisnis impor dari China, menemukan supplier yang cocok tentu menjadi salah satu hal yang penting.
Setelah menemukan supplier china dengan harga bagus, kualitas sesuai, dan komunikasi lancar, banyak importir memilih pemasok itu. Selain itu, hal ini sebenarnya tidak masalah. Namun, ada satu hal yang sering dilupakan.
Bagaimana kalau supplier tersebut tiba-tiba tidak bisa memenuhi pesanan?
Supplier bisa kehabisan stok, menaikkan harga, produksi bermasalah, atau mengubah MOQ. Jika sejak awal bergantung pada satu pihak, masalah itu bisa langsung mengganggu bisnis. Oleh karena itu, memiliki supplier utama dan supplier cadangan, seperti supplier china, dapat menjaga bisnis tetap berjalan.
Kenapa Jangan Bergantung pada Satu Supplier?
Supplier yang bagus memang layak dipertahankan. Namun, bukan berarti Anda tidak perlu memiliki alternatif. Bayangkan Anda sudah memiliki produk yang laku dan setiap bulan membutuhkan ratusan unit dari supplier yang sama. Kemudian suatu hari supplier mengatakan:
“Barang sedang habis dan baru tersedia bulan depan.”
Jika tidak memiliki supplier alternatif, Anda mungkin harus menunggu. Sementara pelanggan tetap membutuhkan produk tersebut. Akibatnya, stok bisa habis dan penjualan ikut berhenti. Masalah seperti ini sebenarnya dapat diminimalkan jika Anda sudah memiliki supplier cadangan yang sebelumnya sudah diverifikasi.
Apa Itu Supplier Utama?
Supplier utama adalah supplier yang menjadi pilihan utama Anda untuk melakukan pembelian.
Biasanya supplier utama dipilih karena memiliki kombinasi yang baik antara:
- Harga
- Kualitas
- MOQ
- Kapasitas produksi
- Kecepatan produksi
- Komunikasi
- Konsistensi produk
- Packaging
Supplier utama tidak harus selalu menjadi supplier dengan harga paling murah. Supplier dengan harga sedikit lebih tinggi tetapi kualitasnya konsisten dan komunikasinya bagus bisa menjadi pilihan yang lebih baik dalam jangka panjang.
Apa Itu Supplier Cadangan?
Supplier cadangan adalah supplier alternatif yang dapat digunakan ketika supplier utama mengalami kendala. Misalnya supplier utama Anda adalah Supplier A. Kemudian Anda memiliki Supplier B sebagai cadangan. Ketika Supplier A kehabisan stok, Anda tidak perlu mulai mencari supplier dari awal. Anda sudah memiliki alternatif yang bisa segera dihubungi. Namun, supplier cadangan sebaiknya bukan sekadar kontak yang disimpan di WhatsApp. Supplier tersebut tetap perlu diverifikasi terlebih dahulu.
Cara Menentukan Supplier Utama
Ada beberapa faktor yang bisa digunakan ketika menentukan supplier utama.
Harga
Bandingkan harga produk dari beberapa supplier. Jangan hanya melihat harga awal. Perhatikan juga apakah ada perbedaan harga berdasarkan jumlah pembelian.
Kualitas
Kualitas harus menjadi salah satu pertimbangan utama. Supplier dengan harga murah tetapi kualitas tidak konsisten bisa menimbulkan masalah ketika produk sudah sampai ke pelanggan.
MOQ
Perhatikan jumlah minimum yang harus dibeli. MOQ yang terlalu tinggi bisa membuat modal lebih banyak tertahan dalam stok.
Kapasitas Produksi
Jika produk Anda memiliki penjualan tinggi, pastikan supplier memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Jangan sampai supplier bagus untuk order kecil tetapi kesulitan ketika jumlah order meningkat.
Lead Time
Perhatikan berapa lama supplier membutuhkan waktu untuk menyiapkan barang. Semakin lama waktu produksi, semakin penting bagi Anda untuk merencanakan stok dengan baik.
Komunikasi
Supplier yang responsif akan mempermudah proses pemesanan, negosiasi, dan penyelesaian masalah. Komunikasi yang buruk bisa menjadi masalah ketika Anda membutuhkan informasi dengan cepat.
Cara Menentukan Supplier Cadangan
Supplier cadangan tidak harus langsung digunakan untuk order besar. Anda bisa memulainya dengan melakukan riset dan meminta sample.
Periksa apakah:
- Produknya sesuai spesifikasi
- Kualitasnya mendekati supplier utama
- Harga masih masuk
- MOQ masih memungkinkan
- Supplier responsif
- Waktu produksi sesuai kebutuhan
Jika semuanya terlihat baik, supplier tersebut bisa disimpan sebagai alternatif. Dengan begitu, ketika supplier utama mengalami masalah, Anda sudah memiliki pilihan lain.
Jangan Menunggu Supplier Utama Bermasalah
Kesalahan yang sering terjadi adalah baru mencari supplier cadangan ketika masalah sudah muncul. Misalnya stok sudah hampir habis, tetapi supplier utama tiba-tiba tidak bisa mengirim. Pada kondisi seperti itu, Anda akan mencari supplier baru dalam keadaan terburu-buru. Akibatnya, Anda mungkin mengambil supplier yang belum diverifikasi hanya karena membutuhkan barang secepatnya. Lebih baik mencari supplier cadangan ketika bisnis masih berjalan normal. Dengan begitu, Anda memiliki waktu untuk melakukan pengecekan dan sample.
Simpan Data Beberapa Supplier
Setelah melakukan riset, jangan hanya menyimpan link supplier. Buat catatan sederhana mengenai setiap supplier.
Misalnya:
Supplier A
- Harga: Rp20.000
- MOQ: 100 pcs
- Kualitas: Sangat baik
- Lead time: 7 hari
- Status: Supplier utama
Supplier B
- Harga: Rp21.500
- MOQ: 100 pcs
- Kualitas: Baik
- Lead time: 8 hari
- Status: Supplier cadangan
Supplier C
- Harga: Rp19.000
- MOQ: 500 pcs
- Kualitas: Baik
- Lead time: 10 hari
- Status: Alternatif
Data seperti ini akan sangat membantu ketika Anda perlu mengambil keputusan dengan cepat.
Jangan Hanya Membandingkan Harga
Supplier B mungkin memiliki harga lebih mahal daripada Supplier A. Namun, jika Supplier B memiliki kualitas lebih konsisten dan mampu menyediakan barang lebih cepat, supplier tersebut tetap bisa menjadi pilihan cadangan yang bagus. Jadi, jangan membuat keputusan hanya berdasarkan harga tapi pertimbangkan keseluruhan biaya dan risiko. Harga murah tidak banyak membantu jika barang sering bermasalah atau supplier sulit diajak berkomunikasi.
Supplier Cadangan Juga Perlu Diuji
Idealnya, lakukan sample atau trial order dalam jumlah kecil. Tujuannya agar Anda mengetahui kondisi produk sebenarnya.
Periksa:
- Material
- Ukuran
- Warna
- Fungsi
- Finishing
- Packaging
- Konsistensi kualitas
Jangan sampai supplier cadangan baru digunakan ketika supplier utama bermasalah, lalu ternyata kualitas produknya jauh berbeda.
Bagaimana Jika Harga Supplier Berbeda?
Perbedaan harga merupakan hal yang normal.
Misalnya:
Supplier A: Rp18.000
Supplier B: Rp20.000
Supplier C: Rp22.000
Supplier A mungkin menjadi pilihan utama karena memberikan harga paling kompetitif. Namun, Supplier B tetap bisa menjadi cadangan jika kualitas dan kapasitas produksinya bagus. Selisih Rp2.000 per unit mungkin masih dapat diterima jika alternatif tersebut dapat membantu bisnis tetap berjalan ketika supplier utama mengalami kendala.
Supplier Cadangan Bisa Menjadi Supplier Utama
Status supplier tidak harus selalu sama. Misalnya awalnya Supplier A merupakan supplier utama. Kemudian setelah beberapa bulan, Supplier B memberikan harga lebih baik dengan kualitas yang sama. Anda bisa mengubah Supplier B menjadi supplier utama. Supplier A kemudian menjadi supplier cadangan. Artinya, daftar supplier perlu dievaluasi secara berkala dan jangan menganggap supplier utama harus digunakan selamanya.
Kapan Harus Mencari Supplier Baru?
Ada beberapa kondisi yang bisa menjadi tanda bahwa Anda perlumencari alternatif.
Misalnya:
- Harga terus meningkat
- Kualitas mulai menurun
- Produksi sering terlambat
- MOQ semakin tinggi
- Supplier sulit dihubungi
- Banyak pesanan tidak sesuai
- Supplier tidak mampu memenuhi jumlah order
- Produk sudah tidak diproduksi
Jika masalah terjadi berulang kali, jangan hanya berharap kondisi akan kembali normal. Mulailah mencari alternatif sebelum masalah tersebut mengganggu bisnis.
Supplier Cadangan Membantu Mengurangi Risiko
Memiliki supplier cadangan bukan berarti Anda harus membeli dari banyak supplier setiap saat. Tujuannya adalah memiliki opsi ketika terjadi masalah. Dengan begitu, bisnis tidak sepenuhnya bergantung pada satu pihak. Strategi ini semakin penting ketika volume penjualan sudah meningkat. Semakin besar ketergantungan bisnis terhadap satu supplier, semakin besar pula dampaknya jika supplier tersebut mengalami masalah.
Jangan Lupakan Proses Pengiriman
Supplier bukan satu-satunya bagian yang perlu diperhatikan. Setelah barang selesai diproduksi, barang masih harus dikirim dari China ke Indonesia. Karena itu, perencanaan supplier juga sebaiknya disesuaikan dengan proses logistik.
WX Cargo dapat membantu pengiriman barang dari China ke Indonesia melalui air cargo maupun sea cargo, termasuk layanan gudang konsolidasi, repacking, dan door to door. Jika Anda memiliki beberapa supplier, barang dari berbagai supplier juga dapat dikonsolidasikan sebelum dikirim ke Indonesia. Hal ini dapat membantu proses pengiriman menjadi lebih terorganisir.
Buat Sistem Supplier Sederhana
Untuk bisnis yang masih berkembang, Anda tidak perlu membuat sistem yang rumit.
Cukup gunakan pembagian sederhana:
Supplier Utama
Supplier yang paling sering digunakan dan memiliki performa terbaik.
Supplier Cadangan
Supplier yang sudah diverifikasi dan siap digunakan ketika supplier utama bermasalah.
Supplier Alternatif
Supplier lain yang masih dalam tahap riset atau belum sering digunakan. Dengan sistem tersebut, Anda memiliki beberapa pilihan tanpa harus kehilangan fokus.
Kesimpulan
Memiliki supplier utama memang penting, tetapi terlalu bergantung pada satu supplier dapat meningkatkan risiko bisnis. Supplier bisa kehabisan stok, menaikkan harga, mengalami masalah produksi, atau tidak mampu memenuhi kebutuhan ketika jumlah order meningkat. Karena itu, sebaiknya Anda mulai menyiapkan supplier cadangan sejak bisnis masih berjalan normal.
Cari beberapa kandidat, bandingkan harga dan kualitas, lakukan sample, cek MOQ, perhatikan lead time, dan pastikan komunikasi dengan supplier berjalan baik. Supplier cadangan yang sudah diverifikasi akan jauh lebih berguna dibandingkan daftar puluhan supplier yang belum pernah diuji.
Dalam bisnis impor, tujuan akhirnya bukan memiliki supplier sebanyak mungkin. Tujuannya adalah memiliki supplier yang tepat dan alternatif yang siap digunakan ketika dibutuhkan. Dengan sistem supplier utama dan supplier cadangan, Anda dapat mengurangi ketergantungan pada satu pihak dan membuat proses pengadaan barang dari China menjadi lebih aman dan terencana. Jangan bergantung pada satu supplier China. Pelajari cara memilih supplier utama, menyiapkan supplier cadangan, mengecek kualitas, MOQ, harga, dan lead time.
