Dalam bisnis impor dari China, memiliki stok memang penting. Tanpa stok yang cukup, bisnis bisa kehilangan penjualan ketika pelanggan membutuhkan produk tetapi barang sedang kosong. Namun, terlalu banyak stok juga bisa menjadi masalah. Modal yang seharusnya dapat digunakan untuk membeli produk lain justru tertahan dalam bentuk barang yang belum terjual. Karena itu, pengelolaan stok bukan hanya tentang memastikan barang selalu tersedia. Yang lebih penting adalah menemukan keseimbangan antara ketersediaan barang, kecepatan penjualan, modal, dan risiko stok tidak bergerak. Bagi importir, stok yang sehat bukan berarti gudang selalu penuh. Stok yang sehat adalah stok yang mampu memenuhi kebutuhan pasar tanpa membuat terlalu banyak modal tertahan.
Dua Risiko Utama: Overstock dan Stockout
Secara sederhana, risiko stok dapat dibagi menjadi dua kondisi.
Overstock
Overstock terjadi ketika jumlah barang yang tersedia jauh lebih banyak dibandingkan kebutuhan penjualan. Misalnya sebuah produk rata-rata terjual 100 pcs per bulan. Namun Anda memiliki stok 1.000 pcs. Secara teori, stok tersebut membutuhkan sekitar 10 bulan untuk habis jika penjualan tetap stabil. Masalahnya, selama periode tersebut modal Anda tertahan dalam bentuk barang. Belum lagi jika tren produk berubah atau muncul kompetitor baru.
Stockout
Stockout adalah kondisi ketika stok habis sementara permintaan masih ada. Misalnya produk Anda rata-rata terjual 20 pcs per hari. Namun stok hanya tersisa 30 pcs dan proses pengadaan berikutnya membutuhkan waktu 20 hari. Jika tidak ada perencanaan, stok kemungkinan habis jauh sebelum barang berikutnya tiba. Akibatnya, Anda kehilangan potensi penjualan. Kedua kondisi tersebut sama-sama memiliki risiko.
Kenapa Stok Bisa Menjadi Masalah?
Stok pada dasarnya merupakan bentuk modal yang belum kembali menjadi uang tunai. Ketika Anda membeli barang senilai Rp20 juta, uang tersebut berubah menjadi inventory. Baru ketika produk terjual, modal tersebut perlahan kembali menjadi cash. Karena itu, semakin besar stok yang tidak bergerak, semakin besar pula modal yang terkunci.
Misalnya:
Total stok = Rp50 juta
Namun hanya Rp20 juta yang berhasil berputar dalam satu bulan. Berarti sebagian besar modal masih tertahan dalam inventory. Jika kondisi tersebut berlangsung terlalu lama, cash flow bisnis bisa terganggu.
Jangan Menyamakan Semua Produk
Salah satu kesalahan dalam mengelola stok adalah memperlakukan semua produk dengan cara yang sama. Padahal setiap produk memiliki karakteristik berbeda.
Misalnya:
Produk A
Terjual 500 pcs/bulan.
Produk B
Terjual 100 pcs/bulan.
Produk C
Terjual 20 pcs/bulan.
Produk A membutuhkan sistem replenishment yang lebih agresif dibandingkan Produk C. Jika Anda membeli ketiga produk dalam jumlah yang sama, kemungkinan besar akan terjadi ketidakseimbangan stok. Karena itu, pengelolaan inventory sebaiknya dilakukan berdasarkan perputaran masing-masing produk.
Kenali Produk yang Cepat dan Lambat Bergerak
Anda dapat membagi produk berdasarkan kecepatan penjualannya.
Fast Moving
Produk yang terjual dengan cepat dan memiliki permintaan stabil. Produk seperti ini perlu diprioritaskan agar tidak mengalami stockout.
Medium Moving
Produk dengan penjualan cukup stabil tetapi tidak terlalu cepat. Stok tetap perlu dipantau, tetapi frekuensi pembeliannya bisa lebih rendah.
Slow Moving
Produk yang membutuhkan waktu lama untuk terjual. Produk seperti ini perlu dikontrol agar tidak terus menambah stok yang sudah menumpuk. Pembagian sederhana ini dapat membantu menentukan produk mana yang membutuhkan modal paling besar.
Hitung Inventory Turnover
Salah satu konsep yang dapat digunakan untuk mengevaluasi stok adalah inventory turnover atau perputaran persediaan. Secara sederhana, konsep ini melihat seberapa cepat stok berubah menjadi penjualan. Semakin cepat produk berputar, semakin kecil kemungkinan modal tertahan terlalu lama. Sebaliknya, stok dengan perputaran sangat lambat perlu dievaluasi. Tidak ada angka turnover yang ideal untuk semua bisnis. Produk kebutuhan sehari-hari tentu memiliki karakteristik berbeda dengan produk musiman atau produk yang hanya dibeli sesekali.m Yang penting adalah mengetahui pola bisnis Anda sendiri.
Tentukan Safety Stock
Safety stock merupakan stok cadangan yang digunakan untuk menghadapi kondisi tidak terduga.
Misalnya:
- Penjualan tiba-tiba meningkat
- Supplier terlambat produksi
- Pengiriman mengalami keterlambatan
- Permintaan meningkat karena promosi
- Terjadi kendala operasional
Namun, safety stock bukan berarti menyimpan barang sebanyak mungkin. Jumlahnya harus disesuaikan dengan tingkat risiko. Produk dengan permintaan sangat stabil mungkin membutuhkan cadangan berbeda dibandingkan produk dengan penjualan yang sangat fluktuatif.
Perhatikan Lead Time
Lead time memiliki pengaruh besar terhadap risiko stok. Misalnya penjualan rata-rata Anda mencapai 10 pcs per hari. Kemudian total waktu yang dibutuhkan sejak melakukan order sampai barang siap dijual adalah 30 hari.
Berarti Anda membutuhkan sekitar:
10 × 30 = 300 pcs
hanya untuk memenuhi kebutuhan selama periode pengadaan tersebut. Jika tidak memperhitungkan lead time, Anda bisa mengalami stockout meskipun sebenarnya sudah melakukan repeat order.
Jangan Menunggu Stok Benar-Benar Habis
Salah satu kesalahan paling umum adalah melakukan pembelian ketika barang hampir habis. Misalnya stok tersisa 20 pcs. Baru kemudian Anda menghubungi supplier. Masalahnya, barang tidak langsung tersedia.
Masih ada proses:
Order → produksi → pengiriman ke gudang China → konsolidasi → pengiriman ke Indonesia → barang tiba → siap dijual. Karena itu, pembelian harus dilakukan sebelum stok mencapai titik kritis.
Gunakan Reorder Point
Untuk membantu menentukan kapan harus melakukan pembelian, Anda dapat menggunakan konsep reorder point.
Secara sederhana:
Reorder Point = Kebutuhan Selama Lead Time + Safety Stock
Misalnya:
Penjualan rata-rata = 10 pcs/hari
Lead time = 20 hari
Safety stock = 50 pcs
Maka:
10 × 20 + 50 = 250 pcs
Artinya, ketika stok mendekati 250 pcs, Anda sudah perlu mempersiapkan order berikutnya. Angka tersebut tentu dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis.
Jangan Membeli Terlalu Banyak Hanya Karena Harga Murah
Supplier mungkin menawarkan harga yang jauh lebih murah jika Anda membeli dalam jumlah besar.
Misalnya:
100 pcs = Rp20.000/unit
500 pcs = Rp17.000/unit
1.000 pcs = Rp15.000/unit
Harga Rp15.000 terlihat sangat menarik.
Namun, pertanyaannya:
Apakah Anda mampu menjual 1.000 pcs tersebut? Jika rata-rata penjualan hanya 100 pcs per bulan, stok tersebut secara sederhana dapat membutuhkan sekitar 10 bulan untuk habis. Diskon per unit menjadi kurang berarti jika modal terlalu lama tertahan.
Pertimbangkan Risiko Produk Menjadi Tidak Relevan
Stok tidak hanya berisiko karena penjualan lambat. Produk juga bisa kehilangan relevansi. Misalnya produk mengikuti tren tertentu. Ketika tren berakhir, permintaan bisa turun drastis. Jika Anda sudah membeli dalam jumlah besar, stok tersebut mungkin sulit dijual dengan harga sebelumnya. Karena itu, semakin tinggi risiko perubahan tren, semakin hati-hati Anda menentukan jumlah inventory.
Produk Musiman Membutuhkan Strategi Berbeda
Produk yang memiliki permintaan musiman perlu direncanakan lebih awal.
Misalnya produk tertentu sangat laku menjelang:
- Ramadan
- Lebaran
- Tahun baru
- Tahun ajaran baru
- Musim liburan
- Event tertentu
Jika order terlalu terlambat, barang bisa tiba setelah periode permintaan selesai. Namun jika membeli terlalu banyak, stok bisa menumpuk setelah musim berakhir. Karena itu, data penjualan tahun sebelumnya dapat menjadi dasar untuk menentukan kebutuhan stok.
Jangan Lupakan MOQ
MOQ supplier juga dapat memperbesar risiko inventory. Misalnya kebutuhan Anda hanya 300 pcs. Namun supplier menetapkan MOQ 1.000 pcs. Jika produk belum terbukti memiliki permintaan yang kuat, membeli 1.000 pcs dapat meningkatkan risiko overstock.
Beberapa opsi yang dapat dipertimbangkan:
- Negosiasi MOQ
- Mencari supplier alternatif
- Mengurangi jumlah varian
- Menggabungkan kebutuhan beberapa periode
- Mencari supplier dengan MOQ lebih fleksibel
MOQ sebaiknya menjadi salah satu pertimbangan dalam perencanaan stok, bukan sekadar aturan supplier yang harus diterima begitu saja.
Pantau Stok Mati
Stok mati adalah barang yang sudah lama tersimpan tetapi tidak menunjukkan pergerakan penjualan yang berarti. Semakin lama barang tersebut tersimpan, semakin besar modal yang tertahan. Jika menemukan stok seperti ini, jangan langsung melakukan repeat order produk yang sama. Evaluasi terlebih dahulu penyebabnya.
Apakah:
- Harga terlalu tinggi?
- Produk sudah tidak tren?
- Varian salah?
- Marketing kurang?
- Kompetitor lebih murah?
- Kualitas tidak sesuai?
- Permintaan memang rendah?
Setelah mengetahui penyebabnya, baru tentukan langkah berikutnya.
Jangan Takut Melakukan Clearance
Jika stok sudah terlalu lama dan tidak menunjukkan pergerakan, mempertahankan harga tinggi belum tentu menjadi pilihan terbaik.
Anda bisa mempertimbangkan:
- Diskon
- Bundling
- Bonus produk
- Paket hemat
- Penjualan grosir
- Promosi khusus
Tujuannya bukan semata-mata mendapatkan margin maksimal. Terkadang mengembalikan sebagian modal lebih baik daripada mempertahankan stok selama berbulan-bulan. Modal yang kembali dapat digunakan untuk membeli produk yang memiliki perputaran lebih baik.
Gunakan Data untuk Menentukan Repeat Order
Setiap kali melakukan pembelian, simpan data:
- Jumlah order
- Harga beli
- HPP
- Tanggal barang tiba
- Penjualan harian
- Penjualan bulanan
- Stok tersisa
- Varian paling laku
- Varian paling lambat
- Lama stok berada di gudang
Setelah beberapa periode, Anda akan memiliki data historis. Data tersebut jauh lebih berguna daripada sekadar perkiraan. Misalnya Anda mengetahui bahwa rata-rata produk terjual 300 pcs per bulan dan membutuhkan 25 hari untuk restock. Keputusan pembelian berikutnya dapat dibuat berdasarkan data tersebut.
Konsolidasi Bisa Membantu Pengelolaan Pengiriman
Jika Anda membeli barang dari beberapa supplier China, pengiriman juga perlu direncanakan. Barang dapat dikirim terlebih dahulu ke gudang konsolidasi sebelum diteruskan ke Indonesia. WX Cargo menyediakan layanan gudang konsolidasi di China, termasuk repacking serta pengiriman melalui air cargo dan sea cargo. Dengan konsolidasi, barang dari beberapa supplier dapat dikelola dalam satu proses pengiriman sesuai kebutuhan. Hal ini menjadi semakin relevan ketika jumlah supplier dan jenis produk mulai bertambah.
Buat Sistem Monitoring Stok
Anda tidak membutuhkan software yang rumit untuk memulai. Spreadsheet sederhana sudah cukup.
Minimal, catat:
Nama produk
Stok saat ini
Rata-rata penjualan
Lead time
Safety stock
Tanggal order terakhir
Tanggal perkiraan order berikutnya
Dengan data tersebut, Anda dapat mengetahui produk mana yang membutuhkan perhatian. Seiring bisnis berkembang, sistem tersebut dapat dikembangkan menjadi inventory management system yang lebih lengkap.
Jangan Mengukur Bisnis dari Jumlah Stok
Gudang yang penuh tidak selalu berarti bisnis sehat. Justru yang lebih penting adalah:
Seberapa cepat stok tersebut berputar? Misalnya bisnis A memiliki stok Rp100 juta tetapi membutuhkan waktu satu tahun untuk menjualnya. Bisnis B memiliki stok Rp50 juta tetapi mampu memutarnya beberapa kali dalam setahun. Jumlah stok bisnis A memang lebih besar. Namun belum tentu bisnis A lebih sehat. Inventory harus dilihat sebagai bagian dari aliran modal.
Stok yang Sehat Harus Seimbang
Pengelolaan stok pada akhirnya merupakan masalah keseimbangan.
Terlalu sedikit:
Risiko stockout → kehilangan penjualan.
Terlalu banyak:
Risiko overstock → modal tertahan.
Terlalu lama:
Risiko stok mati → modal sulit kembali.
Terlalu sering order:
Risiko biaya dan operasional meningkat.
Karena itu, tidak ada satu jumlah stok yang cocok untuk semua produk.
Sistem harus menyesuaikan dengan karakteristik bisnis.
Kesimpulan
Mengelola stok dalam bisnis impor bukan hanya tentang memastikan barang selalu tersedia.
Importir perlu menjaga keseimbangan antara permintaan, persediaan, modal, lead time, MOQ, dan risiko perubahan pasar.
Mulailah dengan mengelompokkan produk berdasarkan kecepatan penjualan, menentukan safety stock, memperhitungkan lead time, dan menetapkan reorder point.
Pantau juga produk yang bergerak lambat agar modal tidak terlalu lama tertahan dalam bentuk inventory.
Ketika membeli dari supplier China, jangan langsung mengambil jumlah besar hanya karena mendapatkan harga per unit yang lebih murah. Pastikan jumlah tersebut memang sesuai dengan kemampuan pasar untuk menyerap stok.
Dalam proses pengiriman, perencanaan logistik juga perlu menjadi bagian dari sistem inventory. Penggunaan konsolidasi, repacking, air cargo, sea cargo, maupun door to door dapat disesuaikan dengan karakteristik produk dan kebutuhan bisnis.
Pada akhirnya, stok yang sehat bukanlah stok yang paling banyak, melainkan stok yang mampu memenuhi permintaan tanpa membuat terlalu banyak modal berhenti di gudang.
