Ketika baru mulai impor dari China, salah satu pertanyaan yang paling sering muncul adalah:
“Kalau baru pertama kali beli, harus pesan berapa banyak?”
Pertanyaan ini terlihat sederhana, tetapi jawabannya tidak bisa hanya berdasarkan jumlah yang ditawarkan supplier.
Memesan terlalu sedikit bisa membuat harga produk kurang kompetitif. Sebaliknya, memesan terlalu banyak bisa membuat modal tertahan dalam bentuk stok yang belum tentu langsung terjual.
Karena itu, jumlah order pertama sebaiknya ditentukan berdasarkan beberapa pertimbangan, mulai dari target penjualan, modal, MOQ supplier, hingga waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang berikutnya.
Bagi importir pemula, order pertama sebaiknya tidak hanya dianggap sebagai pembelian stok. Ini juga merupakan kesempatan untuk menguji produk dan pasar.
Jangan Langsung Mengejar Harga Grosir
Supplier China biasanya memberikan harga yang berbeda berdasarkan jumlah pembelian.
Contohnya:
- 100 pcs: Rp20.000 per unit
- 500 pcs: Rp17.000 per unit
- 1.000 pcs: Rp14.000 per unit
Sekilas, membeli 1.000 pcs terlihat paling menguntungkan.
Namun, harga per unit yang lebih murah belum tentu berarti keputusan tersebut paling baik untuk bisnis.
Bayangkan kemampuan penjualan Anda hanya 100 pcs per bulan.
Dengan membeli 1.000 pcs, Anda secara teori membutuhkan sekitar 10 bulan untuk menghabiskan stok jika penjualan tetap stabil.
Sementara itu, modal untuk 1.000 pcs sudah keluar sejak awal.
Jadi sebelum melihat harga grosir, tanyakan terlebih dahulu:
“Berapa banyak produk yang realistis bisa saya jual?”
Mulai dari Target Penjualan
Salah satu cara paling sederhana untuk menentukan jumlah order adalah melihat perkiraan penjualan.
Misalnya berdasarkan riset marketplace dan kompetitor, Anda memperkirakan bisa menjual 100 pcs per bulan.
Anda kemudian ingin memiliki stok untuk sekitar dua bulan.
Perhitungannya:
100 pcs × 2 bulan = 200 pcs
Angka 200 pcs tersebut belum tentu menjadi jumlah final karena masih perlu mempertimbangkan MOQ, lead time, safety stock, dan modal.
Namun, setidaknya Anda memiliki dasar yang lebih jelas daripada menentukan jumlah order secara asal.
Lakukan Riset Sebelum Membeli
Kalau produk belum pernah dijual sebelumnya, jangan hanya mengandalkan feeling.
Lakukan riset sederhana untuk mengetahui potensi permintaannya.
Beberapa hal yang dapat diperhatikan:
- Harga jual kompetitor
- Jumlah penjual
- Jumlah ulasan produk
- Popularitas produk di marketplace
- Tren pencarian
- Respons calon pembeli
- Tingkat persaingan
- Keunikan produk
Tujuannya bukan untuk memastikan bahwa produk pasti laku.
Tidak ada riset yang bisa menjamin hal tersebut.
Tujuannya adalah mengurangi ketidakpastian sebelum mengeluarkan modal.
Pertimbangkan Kemampuan Modal
Jumlah order pertama juga harus disesuaikan dengan modal.
Misalnya Anda memiliki modal bisnis sebesar Rp20 juta.
Jangan menganggap seluruh Rp20 juta tersebut dapat digunakan untuk membeli barang.
Masih ada kebutuhan lain seperti:
- Biaya sample
- Pengiriman
- Packaging
- Marketing
- Penyimpanan
- Operasional
- Dana cadangan
Jika terlalu banyak modal digunakan untuk stok, bisnis bisa mengalami masalah cash flow meskipun produknya sebenarnya memiliki potensi.
Karena itu, tentukan terlebih dahulu berapa bagian modal yang memang aman digunakan untuk pembelian barang.
Hitung HPP Sebelum Menentukan Jumlah Order
Harga yang diberikan supplier bukan berarti biaya akhir produk.
Ada berbagai biaya lain yang perlu diperhitungkan sampai barang siap dijual.
Misalnya Anda mendapatkan harga produk Rp15.000 per unit.
Kemudian masih ada biaya pengiriman dan biaya lain yang berkaitan dengan proses impor.
Setelah semuanya dihitung, biaya sebenarnya per unit bisa lebih tinggi dari harga supplier.
Karena itu, menghitung HPP sejak awal membantu Anda mengetahui apakah produk tersebut masih memiliki margin yang cukup.
Jumlah order pun dapat ditentukan berdasarkan kebutuhan modal yang sebenarnya, bukan hanya berdasarkan harga barang di supplier.
Perhatikan MOQ Supplier
MOQ atau Minimum Order Quantity adalah jumlah minimum yang ditentukan supplier untuk sebuah pesanan.
Misalnya Anda memperkirakan hanya membutuhkan 200 pcs, tetapi supplier menetapkan MOQ 500 pcs.
Jangan langsung menganggap Anda harus membeli 500 pcs.
Coba tanyakan kepada supplier apakah ada kemungkinan:
- Trial order
- MOQ khusus untuk pembelian pertama
- Jumlah lebih kecil dengan harga berbeda
- MOQ berbeda untuk setiap varian
- Penyesuaian jumlah custom
Tidak semua supplier bersedia memberikan fleksibilitas, tetapi negosiasi dapat menjadi pilihan.
Jika tidak berhasil, Anda masih bisa membandingkan supplier lain.
Trial Order untuk Produk Baru
Untuk produk yang belum pernah dijual, trial order dapat menjadi strategi yang cukup masuk akal.
Tujuan trial order bukan hanya mendapatkan stok.
Anda juga ingin mengetahui:
- Apakah kualitas produk sesuai?
- Apakah pelanggan tertarik?
- Apakah harga jual bisa diterima pasar?
- Varian mana yang paling diminati?
- Seberapa cepat produk terjual?
Data tersebut nantinya dapat digunakan untuk menentukan jumlah order berikutnya.
Misalnya Anda melakukan trial order 200 pcs.
Dalam dua bulan, ternyata 180 pcs berhasil terjual.
Informasi tersebut jauh lebih berguna untuk menentukan order kedua dibandingkan perkiraan sebelum produk dijual.
Jangan Lupakan Lead Time
Ada satu hal yang sering dilupakan ketika menghitung jumlah order pertama, yaitu lead time.
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak barang dipesan hingga barang siap diterima dan dijual.
Dalam proses impor, waktunya tidak hanya berasal dari produksi supplier.
Ada beberapa tahap lain seperti:
Produksi → pengiriman ke gudang China → konsolidasi → pengiriman China–Indonesia → barang tiba
Jika waktu pengadaan cukup panjang, kebutuhan stok juga harus diperhitungkan.
Misalnya produk terjual 100 pcs per bulan, tetapi proses pengadaan hingga barang berikutnya tiba membutuhkan waktu sekitar dua bulan.
Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan stok selama periode tersebut agar tidak mengalami kehabisan barang.
WX Cargo dapat membantu proses pengiriman dari China ke Indonesia melalui air cargo maupun sea cargo, serta layanan gudang konsolidasi dan repacking.
Dengan memahami estimasi proses logistik sejak awal, Anda dapat menentukan jumlah order dengan lebih realistis.
Jangan Terlalu Banyak Varian
Jumlah order pertama bukan hanya tentang berapa pcs yang dibeli.
Jumlah varian juga harus diperhatikan.
Misalnya Anda menjual satu produk dengan:
- 4 warna
- 3 ukuran
Totalnya sudah ada 12 kombinasi varian.
Jika setiap varian dipesan 100 pcs, total stok menjadi:
12 × 100 = 1.200 pcs
Masalahnya, belum tentu semua varian memiliki permintaan yang sama.
Bisa saja satu warna sangat cepat terjual, sementara warna lain justru menumpuk.
Untuk order pertama, lebih baik fokus pada varian yang memiliki potensi paling besar berdasarkan hasil riset.
Setelah memiliki data penjualan, pembelian berikutnya dapat dibuat lebih spesifik.
Jangan Takut Memulai dari Jumlah yang Lebih Kecil
Banyak pemula berpikir bahwa bisnis akan lebih menguntungkan jika langsung membeli dalam jumlah besar.
Padahal, untuk produk baru, data penjualan sering kali lebih berharga daripada diskon volume.
Order pertama sebaiknya digunakan untuk menjawab satu pertanyaan penting:
“Apakah produk ini benar-benar bisa dijual?”
Jika jawabannya ternyata iya, Anda memiliki dasar untuk meningkatkan jumlah order berikutnya.
Jika ternyata penjualannya kurang bagus, kerugian Anda juga lebih mudah dikendalikan.
Contoh Sederhana Menentukan Jumlah Order
Supaya lebih mudah dipahami, kita gunakan contoh.
Misalnya Anda ingin menjual produk dari China dengan perkiraan penjualan 100 pcs per bulan.
Anda memperkirakan proses pengadaan sampai barang berikutnya tersedia membutuhkan waktu sekitar dua bulan.
Secara sederhana, kebutuhan selama periode tersebut adalah:
100 pcs × 2 bulan = 200 pcs
Kemudian Anda ingin memiliki stok cadangan sebanyak 50 pcs.
Berarti kebutuhan stok menjadi:
200 + 50 = 250 pcs
Namun, Anda ternyata masih memiliki 50 pcs dari stok sebelumnya.
Maka kebutuhan order berikutnya secara sederhana:
250 − 50 = 200 pcs
Perhitungan seperti ini dapat membantu Anda menentukan jumlah pembelian dengan lebih terukur.
Tentu saja, angka tersebut masih perlu disesuaikan dengan MOQ supplier, kondisi pasar, kemampuan modal, dan karakteristik produknya.
Berapa Banyak Safety Stock yang Dibutuhkan?
Safety stock merupakan stok cadangan untuk menghadapi kondisi yang tidak terduga.
Misalnya penjualan tiba-tiba meningkat atau pengiriman mengalami keterlambatan.
Tidak ada angka yang wajib digunakan untuk semua bisnis.
Jumlah safety stock dapat disesuaikan dengan:
- Kecepatan penjualan
- Stabilitas permintaan
- Lama pengiriman
- Konsistensi supplier
- Risiko keterlambatan
- Karakteristik produk
Produk yang penjualannya sangat cepat tentu membutuhkan perhatian berbeda dibandingkan produk yang hanya terjual beberapa unit setiap minggu.
Yang penting, jangan membuat safety stock terlalu besar hingga justru menjadi stok mati.
Kapan Harus Melakukan Order Berikutnya?
Jangan menunggu sampai stok benar-benar habis.
Misalnya rata-rata penjualan Anda mencapai 10 pcs per hari.
Jika proses pengadaan dan pengiriman membutuhkan waktu 20 hari, maka Anda perlu memperhitungkan kebutuhan selama 20 hari tersebut.
Dengan begitu, Anda memiliki waktu untuk memproses pembelian sebelum stok habis.
Konsep ini sering disebut sebagai reorder point.
Sederhananya:
Reorder Point = Kebutuhan Selama Lead Time + Safety Stock
Angka akhirnya tetap perlu disesuaikan dengan kondisi bisnis Anda.
Bagaimana Jika MOQ Supplier Terlalu Besar?
Ini merupakan masalah yang cukup umum bagi importir pemula.
Misalnya hasil perhitungan Anda menunjukkan kebutuhan sekitar 200 pcs, tetapi supplier menetapkan MOQ 500 pcs.
Ada beberapa langkah yang bisa dilakukan.
Negosiasikan MOQ
Jelaskan bahwa Anda ingin melakukan trial order terlebih dahulu.
Supplier mungkin bersedia memberikan jumlah yang lebih rendah dengan harga berbeda.
Cari Supplier Alternatif
Jangan terpaku pada satu supplier.
Bandingkan beberapa manufacturer untuk melihat apakah ada yang menawarkan MOQ lebih fleksibel.
Evaluasi Potensi Produk
Jika supplier tetap meminta 500 pcs, tanyakan apakah permintaan produk cukup kuat untuk menyerap jumlah tersebut.
Jangan mengambil 500 pcs hanya karena merasa sayang kehilangan supplier.
Jangan Lupa Menghitung Biaya Cargo
Jumlah order juga berhubungan dengan biaya pengiriman.
Semakin banyak barang yang dibeli, kebutuhan ruang atau berat pengiriman bisa semakin besar.
Karena itu, jangan menghitung modal hanya dari:
Harga produk × jumlah unit
Masukkan juga biaya yang berkaitan dengan proses pengiriman dan kebutuhan lainnya.
WX Cargo dapat membantu pengiriman barang dari China ke Indonesia melalui air cargo dan sea cargo, serta menyediakan layanan seperti gudang konsolidasi, repacking, dan door to door.
Jika barang berasal dari beberapa supplier, proses konsolidasi juga dapat membantu pengiriman menjadi lebih terorganisir.
Jangan Menghabiskan Seluruh Modal untuk Order Pertama
Misalnya Anda memiliki modal Rp30 juta.
Bukan berarti seluruh Rp30 juta harus digunakan untuk membeli barang.
Sisakan dana untuk:
- Cargo
- Marketing
- Operasional
- Packaging
- Biaya tak terduga
- Repeat order
Cash flow sangat penting dalam bisnis.
Produk yang laku sekalipun dapat membuat bisnis kesulitan jika seluruh uang sudah terlanjur terkunci dalam stok.
Kapan Jumlah Order Bisa Dinaikkan?
Setelah order pertama berhasil, jangan langsung berasumsi bahwa order berikutnya harus jauh lebih besar.
Lihat dulu datanya.
Misalnya:
Order pertama: 200 pcs
Terjual dalam 2 bulan: 180 pcs
Ini menunjukkan produk memiliki perputaran yang cukup baik.
Jika permintaan masih stabil, Anda bisa mempertimbangkan peningkatan jumlah order.
Misalnya dari 200 pcs menjadi 300–400 pcs.
Kenaikannya tidak harus ekstrem.
Lebih baik melakukan scale up secara bertahap daripada langsung membeli dalam jumlah yang jauh lebih besar.
Kapan Sebaiknya Tidak Menambah Order?
Sebaliknya, jangan terburu-buru melakukan repeat order jika:
- Stok lama masih banyak
- Penjualan terus menurun
- Produk hanya viral sementara
- Banyak komplain pelanggan
- Margin terlalu kecil
- Ada produk lain yang lebih potensial
Harga murah dari supplier bukan alasan yang cukup untuk membeli lagi.
Pertimbangkan kondisi bisnis secara keseluruhan.
Kesalahan yang Sering Dilakukan Saat Menentukan Order Pertama
1. Mengikuti Order Kompetitor
Kompetitor mungkin mampu menjual 1.000 pcs per bulan.
Belum tentu bisnis Anda memiliki kemampuan yang sama.
2. Terlalu Fokus pada Diskon
Harga per unit yang lebih murah bisa menjadi tidak berarti jika stok terlalu lama tersimpan.
3. Tidak Melakukan Trial Order
Produk terlihat menarik di marketplace belum tentu mudah dijual oleh bisnis Anda.
4. Mengabaikan Lead Time
Stok bisa habis sebelum kiriman berikutnya tiba jika waktu pengadaan tidak diperhitungkan.
5. Membeli Terlalu Banyak Varian
Semakin banyak varian, semakin besar kemungkinan sebagian stok bergerak lebih lambat.
Gunakan Data untuk Order Berikutnya
Setelah produk mulai dijual, catat data seperti:
- Jumlah stok awal
- Jumlah terjual
- Penjualan per hari
- Penjualan per bulan
- Varian paling laku
- Varian paling lambat
- Waktu pengadaan
- Margin keuntungan
Data tersebut akan membantu Anda menentukan order berikutnya dengan lebih akurat.
Jadi, order pertama bukan hanya tentang membeli barang.
Order pertama adalah proses mengumpulkan data.
Semakin banyak data yang Anda miliki, semakin mudah menentukan jumlah pembelian berikutnya.
FAQ
Berapa jumlah ideal untuk order pertama?
Tidak ada angka yang berlaku untuk semua bisnis. Jumlahnya harus disesuaikan dengan target penjualan, modal, MOQ, lead time, dan potensi produk.
Apakah harus mengambil MOQ supplier?
Tidak selalu. Anda bisa mencoba bernegosiasi atau mencari supplier dengan MOQ yang lebih sesuai.
Apakah lebih baik order sedikit?
Untuk produk yang belum teruji, order dalam jumlah terukur dapat membantu mengurangi risiko.
Kapan boleh meningkatkan jumlah order?
Ketika produk sudah menunjukkan penjualan yang konsisten dan stok berputar dengan sehat.
Apakah biaya pengiriman perlu dihitung sejak awal?
Ya. Biaya pengiriman merupakan bagian penting dari perhitungan modal dan HPP.
Kesimpulan
Menentukan jumlah order pertama membutuhkan perhitungan yang lebih matang daripada sekadar melihat harga supplier.
Pertimbangkan target penjualan, modal, MOQ, lead time, safety stock, biaya logistik, dan jumlah varian sebelum menentukan jumlah pembelian.
Untuk produk yang belum pernah dijual, trial order dapat menjadi langkah yang lebih aman. Setelah mendapatkan data penjualan nyata, Anda bisa meningkatkan jumlah order secara bertahap.
Jangan mengejar jumlah sebanyak mungkin hanya demi mendapatkan harga per unit yang lebih rendah. Yang lebih penting adalah memastikan barang dapat berputar dan modal tetap sehat.
Dalam proses logistik, WX Cargo dapat membantu pengiriman dari China ke Indonesia melalui air cargo, sea cargo, gudang konsolidasi, repacking, transfer RMB, dan door to door.
Pada akhirnya, jumlah order pertama yang tepat adalah jumlah yang sesuai dengan kemampuan bisnis Anda untuk menjual, bukan sekadar jumlah terbesar yang bisa Anda beli.
